Le conseil du mois Puis-je jeter tous mes papiers ?

Les agriculteurs employeurs, à l’instar de toute entreprise, sont tenus de conserver des documents pour une durée qui varie selon leur nature (lire l’encadré).

On a beau être dans l’ère numérique, ce n’est pas pour autant qu’il n’y a plus de paperasse ni que le bureau sera vide.

L’administration peut venir contrôler leur conservation pendant le délai préconisé. En revanche, au-delà, l’employeur peut les garder à la condition qu’ils ne contiennent pas de données personnelles. Par ailleurs, la présentation des documents peut servir de preuve du respect du code du travail en cas de litige.

Archivage électronique

Depuis 2000, l’écriture électronique, et ensuite l’archivage, ont reçu une reconnaissance légale au même titre que l’écriture papier. À moyen ou à long terme, l’archivage conserve le document sans modification. La sau­vegarde permet de retrouver un état antérieur de ce dernier. La gestion électronique des données en facilite l’exploitation.

L’archivage numérique doit inclure un certificat d’authenticité, afin de garantir l’origine du document et l’identité de son auteur. Une signature électronique atteste de l’intégrité du contenu et de son horoda­tage. La pérennité et la traçabilité du document peuvent être garanties par un coffre-fort électronique.